e-Mutabakat

Mutabakat Süreçlerinde Hız ve Kontrol

Geleneksel cari hesap mutabakatlarında belgelerin hazırlanması, ilgili kişilere gönderilmesi, cevapların takip edilmesi ve sonuçların arşivlenmesi önemli ölçüde zaman ve iş gücü gerektirir.

CoreSys e-Mutabakat ile:

• Müşteri ve tedarikçi mutabakatları Canias ERP üzerinden hazırlanır.
• Mutabakat e-postaları tek işlemle toplu olarak gönderilir.
• Gönderimler sistemde tanımlı ilgili kişilere otomatik olarak yönlendirilir.
• Karşı taraf mutabakat talebine kolayca cevap verebilir.
• Mutabık ve mutabık değil cevapları sistem üzerinde takip edilir.
• Cevap bekleyen firmalar tek ekrandan görüntülenir.
• Açıklama ve destekleyici dosyalar mutabakat cevabına eklenebilir.
• Gönderilen belgeler ve alınan cevaplar firma bazında incelenebilir.
• Sonuçlar toplu bir ekran üzerinden raporlanabilir.
• Telefon, e-posta ve Excel üzerinden yapılan manuel takip azaltılır.

Canias ERP ile Bütünleşik Cari Mutabakat

CoreSys e-Mutabakat, Canias ERP içerisindeki müşteri, tedarikçi, cari hesap, iletişim ve finans verilerini kullanır.

Mutabakat yapılacak hesaplar sistem üzerinden belirlenir. İlgili döneme ait borç, alacak ve bakiye bilgileri Canias ERP kayıtlarından alınarak mutabakat belgesi hazırlanır.

Bu bütünleşik yapı sayesinde bilgilerin farklı bir uygulamaya aktarılması veya yeniden girilmesi gerekmez. Mutabakat süreci, şirketinizin güncel ERP verileri üzerinden yürütülür.

Mutabakat Yapılacak Hesapların Belirlenmesi

Her müşteri veya tedarikçiye mutabakat gönderilmesi gerekmeyebilir. CoreSys e-Mutabakat üzerinde mutabakat sürecine dahil edilecek cari hesaplar ayrı ayrı belirlenebilir.

Bu sayede:

• Mutabakat gönderilecek müşteri ve tedarikçiler seçilebilir.
• Aktif ve pasif cari hesaplar ayrıştırılabilir.
• Belirli hesaplar mutabakat sürecinin dışında bırakılabilir.
• Gönderim listeleri şirketin çalışma yöntemine göre düzenlenebilir.

Böylece yalnızca mutabakat yapılması gereken firmalar sürece dahil edilir.

Doğru Kişiye Otomatik Gönderim

Müşteri ve tedarikçi kartlarında mutabakat süreçlerinden sorumlu bir veya birden fazla kişi tanımlanabilir.

Cari mutabakat gönderimleri için özel bir e-posta alıcısı belirlenmişse sistem öncelikle bu kişileri kullanır. Özel bir kişi tanımlanmamışsa mutabakat ekranına girilen geçerli e-posta adreslerine gönderim yapılabilir.

Bu yapı sayesinde mutabakat belgelerinin doğru kişilere ulaştırılması kolaylaşır ve her dönem alıcı adreslerinin yeniden aranması veya manuel olarak girilmesi önlenir.

Tek İşlemle Toplu Gönderim

Hazırlanan cari hesap mutabakatları, Canias ERP üzerindeki mutabakat ekranından tek işlemle ilgili tüm müşteri ve tedarikçilere gönderilebilir.

Her firmaya ait mutabakat belgesi ilgili hesap bilgileriyle otomatik olarak hazırlanır ve tanımlanan e-posta adresine iletilir.

Toplu gönderim sayesinde yüzlerce mutabakat talebinin ayrı ayrı hazırlanmasına ve gönderilmesine gerek kalmaz. Muhasebe ekipleri kısa süre içerisinde dönemsel mutabakat sürecini başlatabilir.

Karşı Taraf İçin Kolay Yanıt Süreci

Gönderilen mutabakat e-postaları, karşı tarafın hızlı ve kolay şekilde cevap verebilmesi için sade bir yapıda hazırlanır.

Alıcı, kendisine iletilen mutabakat bilgilerini kontrol ederek:

• Mutabık olduğunu,
• Mutabık olmadığını

ilgili seçenek üzerinden bildirebilir.

Mutabakat cevabı web üzerinden de tamamlanabilir. Gerekli durumlarda cevap veren kişinin adı ve soyadı, açıklaması ve destekleyici belgeleri sisteme eklenebilir.

Karşı tarafın ayrıca uzun bir e-posta hazırlamasına veya basılı belge doldurmasına gerek kalmadan mutabakat süreci tamamlanabilir.

Uyuşmazlık Açıklaması ve Dosya Yükleme

Mutabakat sağlanamayan durumlarda yalnızca “mutabık değil” cevabının alınması çoğu zaman yeterli olmaz. Farkın nedeninin açıklanması ve destekleyici belgelerin paylaşılması gerekebilir.

CoreSys e-Mutabakat ile karşı taraf:

• Mutabakat farkına ilişkin açıklama yazabilir.
• Cevap veren kişinin ad ve soyadını bildirebilir.
• Hesap ekstresi veya destekleyici belge yükleyebilir.
• Mutabakat farkına ilişkin detaylı bilgi paylaşabilir.

Yüklenen belgeler ve açıklamalar ilgili mutabakat kaydıyla birlikte görüntülenebilir. Böylece farklılıkların incelenmesi için gereken bilgiler aynı süreç içerisinde toplanır.

Mutabakat Durumlarını Anlık Takip Edin

Gönderilen mutabakatların sonuçları Canias ERP üzerinden firma bazında veya toplu olarak izlenebilir.

Mutabakat kayıtları temel olarak:

• Cevap bekleniyor,
• Mutabık,
• Mutabık değil

durumlarına göre sınıflandırılabilir.

Durumların farklı renklerle gösterilmesi sayesinde sonuçlar kolayca takip edilir. Muhasebe ekibi hangi firmaların cevap verdiğini, hangi firmalardan hâlâ cevap beklendiğini ve hangi hesaplarda farklılık bulunduğunu tek ekranda görebilir.

Firma Bazında Detaylı İnceleme

Her müşteriye veya tedarikçiye gönderilen mutabakat belgesi ve alınan cevap ayrı ayrı incelenebilir.

Firma bazındaki mutabakat kaydında:

• Mutabakat dönemi
• Mutabakat tutarı
• Para birimi
• Gönderim tarihi
• Cevap tarihi
• Mutabakat durumu
• Cevap veren kişi
• Açıklama
• Eklenen dosyalar

görüntülenebilir.

Bu sayede mutabakat sürecine ilişkin bilgilere ihtiyaç duyulduğunda dağınık e-posta arşivleri yerine ilgili cari hesap kaydı üzerinden ulaşılabilir.

Toplu Mutabakat Takibi

CoreSys e-Mutabakat, tüm gönderim ve cevapların bir arada görüntülenebildiği toplu bir takip ekranı sunar.

Bu ekran üzerinden:

• Belirli bir tarih aralığındaki mutabakatlar listelenebilir.
• Müşteri veya tedarikçi bazında sorgulama yapılabilir.
• Mutabakat türüne göre filtreleme uygulanabilir.
• Cevap bekleyen firmalar belirlenebilir.
• Mutabık olmayan hesaplar ayrı olarak incelenebilir.
• Gönderilen belgeler görüntülenebilir ve indirilebilir.

Toplu takip ekranı, özellikle çok sayıda müşteri ve tedarikçiyle çalışan işletmelerde muhasebe ekiplerinin dönemsel iş yükünü önemli ölçüde azaltır.

Dijital Kayıt ve Kolay Erişim

Manuel yöntemlerle yürütülen mutabakat süreçlerinde cevaplar farklı e-postalarda, basılı belgelerde veya kişisel klasörlerde saklanabilir. Bu durum geçmiş dönem bilgilerine ulaşmayı zorlaştırır.

CoreSys e-Mutabakat ile gönderilen belgeler, alınan cevaplar, açıklamalar ve yüklenen dosyalar ilgili mutabakat kaydıyla ilişkilendirilir.

Böylece geçmiş dönem mutabakatlarına daha kolay ulaşılabilir ve cari hesap farklılıklarının incelenmesi sırasında gerekli bilgi ve belgelere tek merkezden erişilebilir.

CoreSys e-Mutabakat Nasıl Çalışır?

1. Mutabakat yapılacak müşteri ve tedarikçi hesapları belirlenir.
2. Cari hesap ve iletişim bilgileri Canias ERP üzerinden alınır.
3. İlgili dönem için mutabakat belgeleri oluşturulur.
4. Belgeler tek işlemle ilgili kişilere toplu olarak gönderilir.
5. Karşı taraf e-posta veya web ekranı üzerinden cevap verir.
6. Cevaplar, açıklamalar ve dosyalar Canias ERP’ye kaydedilir.
7. Sonuçlar firma bazında veya toplu olarak takip edilir.
8. Mutabık olmayan hesaplar incelenerek gerekli düzeltmeler yapılır.

CoreSys e-Mutabakat Kimler İçin Uygundur?

CoreSys e-Mutabakat özellikle:

• Çok sayıda müşteri ve tedarikçiyle çalışan,
• Her ay yoğun cari hesap mutabakatı yapan,
• Mutabakatlarını e-posta, telefon veya Excel üzerinden takip eden,
• Cevapları ve belgeleri merkezi bir sistemde saklamak isteyen,
• Cevap vermeyen firmaları takip etmekte zorlanan,
• Cari hesap farklılıklarını daha hızlı belirlemek isteyen,
• Mutabakat süreçlerini Canias ERP ile bütünleştirmek isteyen

işletmeler için geliştirilmiştir.

Mutabakat Süreçlerinizi CoreSys ile Dijitalleştirin

Müşteri ve tedarikçi mutabakatlarınızı tek işlemle gönderin, gelen cevapları Canias ERP üzerinden takip edin ve tüm mutabakat sürecini merkezi bir yapı üzerinden yönetin.

CoreSys e-Mutabakat çözümünün işletmenizin cari hesap ve dönem kapanış süreçlerine nasıl uyarlanabileceğini görmek için uzmanlarımızla iletişime geçin.