İş Süreçleri Yönetimi – BPM

Böylece, en baştan karmaşık ve heterojen yapıya sahip olan iş akışları optimize edilir ve bunların verimli şekilde yürütülmesi sağlanır. Modülün amacı genel olarak, şirket veya bağlantılı şirketlerdeki farklı süreçlerin esnek ve hızlı şekilde düzenlenmesi, süreçlere ait potansiyel hata oluşma tehlikesinin en aza indirilerek iş süreçlerinin daha etkin, verimli ve standart hale getirilmesidir.

İş Süreçleri Yönetimi modülü sayesinde, ERP sisteminde gerçekleştirilen işlemler yetkili kullanıcı tarafından şirketin özel gereksinimlerine göre uyarlanır, süreçler standart yapıya kavuşur, süreçler daha hızlı ve doğru şekilde tamamlanır, böylece kullanıcı hataları en aza indirgenir, verimlilik artar ve süreç maliyetleri düşer. Bu modül bütünüyle sisteme entegredir ve bu nedenle ilgili işlev alanlarındaki tüm iş akışları için kullanılabilir.

Aşağıdaki grafikte İş Süreçleri Yönetimi modülünün genel sistem içindeki yeri gösterilmiştir.

Verimlilik

Modülün amacı çekirdek süreçleri kullanmak, bunlara eklemeler yapmak, otomatikleştirmek ve böylece daha yüksek bir verimlilik elde etmektir. Kullanıcı, bu modül yardımıyla iş akışını istediği gibi uyarlayabilir ve genişletebilir. Böylece ilgili departmanların gereksinimleri çok hızlı bir şekilde karşılanır. Bunun için harici bir programlama çalışmasına da gerek duyulmaz. Bu sayede şirkete özel gereklilikler büyük ölçüde karşılanır ve yüksek bir entegrasyon seviyesi elde edilir.

Süreçlerin Modellenmesi

İş Süreçleri Yönetimi modülü, yürütülebilir iş süreci modellerini geliştirme ve görüntüleme konusunda kullanıcıyı destekler. Tüm proje ilişkileri, standart kurallar kümesi kullanılarak organizasyonel ve yapısal özellikleri ile birlikte düzenlenir ve korunur. Tanımlanan prosedürlerde yer alan çalışma ve istisna kuralları sayesinde, çalışanların gerçekleştirecekleri süreç adımları için bir çerçeve çizilmiş olur. İş süreçlerinin modellenmesi sırasında kullanıcı, ön tanımlı aktivitelere erişebilir ve bunları ihtiyaca göre süreçlere dahil edebilir:

• Onay veya ret (bir kişi tarafından)
• Gözden geçirme (bir kişi tarafından)
• Karar (kaydedilen ölçütlere göre sistem tarafından)
• Oylama (birden çok kişi veya departman arasında)
• Serbest konfigüre edilebilir diğer aktiviteler (TROIA kodu aracılığıyla dönüştürme)
• Alt Süreç (tanımlanan alt süreçlerden dönecek sonuçlar)
• Bekle (tanımlanan olay tipi ile bağlantılı diğer süreçlerden tetiklenme)
• Mail (yapılan konfigürasyona göre sistem tarafından)
• İşlem (bir kişi tarafından)

Modülde genel olarak, kullanıcı etkileşimli faaliyetler ile otomatik yürütülecek olanlar birbirlerinden ayrılmalıdır. Her aktivitenin kullanıcı etkileşimli veya otomatik olmasının haricinde, kendine özgü özellikleri mevcuttur. Aktivite seçimine ek olarak, sistem içerisinde kullanıcıya fikir vermesi açısından standart tasarımlı süreçler sunulur. Bunlar süreç geliştiriciler tarafından, doğrudan kullanılabilir ya da ilgili noktalarda alt süreç olarak tekrar gönderilebilir. Böylece şirket genelinde bir bütünlük sağlanır. Aynı zamanda hata potansiyelleri de azaltılır. İş akışlarının oluşturulması sırasında; protokoller, çizimler veya modellenmiş olay temelli süreç zincirleri (EPC) gibi dokümanlar entegre edilebilir. İyi yapılandırılmış otomatik iş akışları, süreç performansının ve dolayısıyla şirket verimliliğinin yükseltilmesinde etkin rol oynar.

Pratik Rol Konsepti

İş Süreçleri Yönetimi modülündeki ayrıntılı düşünülmüş rol kavramları, gerçekleştirilecek görevlerin ilgili hedefe yönelik olarak belirli kişilere, ekiplere veya birkaç departmana mantıklı şekilde dağıtılmasına olanak sağlar. Bunun için, süreç modelleme sırasında modül üzerinden kullanıcılara belirli roller atanabilir ve çeşitli faaliyetlerin yürütülmesi için yetki verilebilir. ‘Satış Yöneticisi’ veya ‘Yönetici’ gibi roller tamamen serbest şekilde tanımlanabilir. Bununla birlikte İnsan Kaynakları Yönetimi modülünde tanımlanan organizasyon şemaları da bu modülde kullanılabilir. Bu rollerle ilgili süreç adımında hangi çalışanların yer aldığı ve hangi alanların çalışanların sorumluluklarında olduğu düzenlenir. Süreç içerisinde yapılacak konfigürasyonlarla aktivite rolleri dinamik olarak değiştirilebilir, aktiviteler role sahip tek bir kullanıcıya atanabilir. Rollerin atanması, bakımının yapılması ve merkezi olarak denetlenmesi bir sistem yöneticisi tarafından gerçekleştirilir. Burada her bir kullanıcı, kendi sorumluluk alanları için bir vekil tayin etme ve ilgili görevlere ilişkin yetkileri bu vekillere devretme olanağına sahiptir.

Süreç Denetimi ve Takibi

Süreçlerin merkezi olarak denetlenmesine olanak sağlayan İş Süreçleri Yönetimi modülünde, her bir aktiviteye ilişkin çeşitli ölçütler bulunur. Kullanıcı etkileşimli aktivitelerde, çalışan tarafından tanımlanmış her işlem için işlem sorumlusu belirlenir. İşlem onaylanabilir, reddedebilir veya başka bir kullanıcıya atanabilir. Aynı şekilde belirli bir olay olduğunda otomatik e-Posta gönderme gibi otomatik işlemler düzenlenebilir. Diğer bir otomatikleştirme olanağı da süreç modelleme sırasında zamanaşımı bağlantılarının (timeout-links) eklenmesidir. Böylece kullanıcı ilgili görevin sorumlusu olarak atanan kişiden tanımlanmış olan zamana kadar yanıt alamazsa görevin hangi vekil çalışana iletilmesi gerektiği belirleyebilir. İş akışlarının otomatikleştirilmesi sayesinde, temel olarak günlük işlerle ilgili yükler çalışanların üstünden alınır, maliyetler düşer, verimlilik artar ve hata olasılığı azalır. Kullanıcılara çalışma süresi boyunca iş süreçlerine erişme ve ilgili görevleri inceleme olanağı sunulur. Böylece mantıksal olarak birbirleriyle bağlantılı süreç adımlarının akışına ilişkin genel bir bakış elde edilir. Aynı zamanda sürecin güncel durumu ile ilgili bilgiye de sahip olunur. Kontrol sonunda onaylanan veya reddedilen bir sürecin nasıl devam edeceği görülebilir. Bu özellik sayesinde kullanıcı, gelecekteki aktiviteleri tasarlayabileceği bir genel görüşe sahip olur. Modülde aynı zamanda tüm süreç akışı için eksiksiz bir izlenebilirlik sağlanmıştır. Bu da mevcut iş akışlarının güvenceye alınmasına ve gelecektekilerin optimize edilmesine katkıda bulunur.

E- Posta Kullanımı

Süreç tasarımında kullanılan e-posta aktivitesinde taslak şablonlar kullanılır. Tüm ayrıntıları düşünülmüş rol kavramları, gerçekleştirilecek görevlerin hedefe yönelik olarak belirli kişilere, ekiplere veya birkaç departmana dağıtılmasına olanak sağlar.

Entegrasyon

İş Süreçleri Yönetimi modülü, süreç yönetimi için gerekli olan tüm araçları içerir ve arayüzsüz bir çözümdür. Süreç yönetimi bileşenlerinin genel sisteme bütünüyle entegre olması ve diğer modüller ile dahili süreç bağlantılarının bulunması, kullanıcılara sayısız entegrasyon avantajı sunar. Yapılacak konfigürasyonlarla süreçlerin istenilen nesnenin istenilen olayında başlatılması sağlanabilir.

Özelliklere Genel Bakış

• ERP sistemini yetkili kullanıcılar ile bağımsız şekilde uyarlama
• Hızlı uygulama
• Roller sayesinde kolay görev ve sorumluluk atama
• Organizasyon şemasını kullanma
• Süreç aktivitelerinin kullanıcılar tarafından kendi üzerlerine veya başka kullanıcılar/roller üzerine atanması
• Tanımlanmış mail ve aksiyon şablonlarının süreçlerde kullanma
• Kontrol tablolarındaki basit koşullar ile süreç başlatma
• Şablonları ve standartlaştırılmış alt süreçleri ‘alt akış’ (subflow) olarak kullanma
• Fikir vermeleri için örnek süreçlerden faydalanma
• Süreç sorumluluğunu otomatik olarak temsilciye aktarma (zamanaşımı hallerinde)
• Modellenen süreçleri farklı modlarda görüntüleme (örn. akış diyagramı)
• Kusursuz sistem entegrasyonu, canias^ERP sistemindeki tüm modüllerden iş akışı oluşturabilme