PDKS

PDKS Verisinden Otomatik Puantaja

Personel devam kontrol sistemleri giriş ve çıkış saatlerini kaydeder; ancak bu hareketlerin bordroda kullanılabilecek doğru puantaj bilgilerine dönüştürülmesi çoğu zaman manuel işlem gerektirir.

CoreSys PDKS ile:

• Personel giriş-çıkış hareketleri otomatik olarak alınır.
• Veriler doğrudan veritabanından veya Excel dosyasından okunabilir.
• PDKS ve Canias ERP personel numaraları eşleştirilir.
• Personelin çalıştığı vardiya otomatik olarak belirlenir.
• Eksik ve hatalı kayıtlar işlem öncesinde tespit edilir.
• Tekrarlanan kart, parmak izi veya yüz okutma kayıtları ayıklanır.
• Yıllık izin, hafta sonu ve resmi tatil bilgileri otomatik olarak değerlendirilir.
• Normal çalışma ve fazla mesai süreleri hesaplanır.
• Devamsızlık ve eksik çalışma bilgileri belirlenir.
• Günlük ve aylık puantaj tabloları oluşturulur.
• Normal mesai ve fazla mesai bilgileri Canias ERP’ye aktarılır.

Mevcut PDKS Sisteminizle Çalışın

CoreSys PDKS, personel giriş-çıkış bilgilerinin bulunduğu mevcut sistemlerden veri alacak şekilde tasarlanmıştır.

Ham hareket verileri iki farklı yöntemle uygulamaya aktarılabilir:

Veritabanından Otomatik Veri Alma

Gerekli erişim yetkilerinin sağlanması durumunda personel hareketleri, mevcut PDKS sisteminin veritabanından doğrudan alınabilir.

Bu yöntem sayesinde giriş-çıkış kayıtlarının ayrıca dosyaya aktarılmasına gerek kalmadan veriler Canias ERP içerisindeki PDKS uygulamasına getirilebilir.

Excel Dosyasından Veri Alma

Veritabanına doğrudan erişimin mümkün olmadığı durumlarda PDKS sisteminden alınan Excel dosyaları uygulamaya yüklenebilir.

Verinin işlenebilmesi için temel olarak şu bilgiler yeterlidir:

• Personel sicil numarası
• Hareket tarihi
• Hareket saati
• Hareketin giriş veya çıkış bilgisi

Bu esnek yapı sayesinde farklı PDKS cihazlarından ve yazılımlarından elde edilen veriler ortak bir süreç içerisinde yönetilebilir.

Personel Sicil Numarası Eşleştirme

Mevcut PDKS sistemindeki personel numarası ile Canias ERP üzerindeki personel sicil numarası birbirinden farklı olabilir.

CoreSys PDKS üzerinde iki sistemde kullanılan sicil numaraları eşleştirilebilir. Böylece mevcut cihaz ve PDKS altyapısı değiştirilmeden hareket kayıtlarının doğru Canias ERP personeline bağlanması sağlanır.

Eşleştirme sayesinde:

• PDKS cihaz numarası,
• PDKS personel kodu,
• Canias ERP sicil numarası,
• Personel adı ve soyadı

tek bir kayıt yapısı içerisinde ilişkilendirilebilir.

Otomatik Vardiya Belirleme

Personelin hangi vardiyada çalıştığı, puantaj hesaplamasının en önemli unsurlarından biridir.

CoreSys PDKS, vardiya bilgisini iki farklı yöntemle belirleyebilir:

• Personel kartında tanımlanan vardiyayı kullanabilir.
• Gerçekleşen giriş-çıkış saatlerini değerlendirerek uygun vardiyayı bulabilir.

İşletmenin çalışma düzenine göre kurulum sırasında uygun vardiya belirleme yöntemi seçilebilir.

Bu yapı özellikle dönüşümlü vardiya, gece vardiyası veya personelin farklı vardiyalarda çalışabildiği işletmelerde hareketlerin doğru çalışma planıyla eşleştirilmesini kolaylaştırır.

Gece Vardiyalarının Doğru Yönetimi

Gece vardiyalarında giriş ve çıkış hareketleri farklı takvim günlerinde gerçekleşebilir. Personel bir gün işe başlayıp ertesi gün vardiyasını tamamlayabilir.

CoreSys PDKS üzerinde gece vardiyasına ait puantaj tarihinin:

• Giriş tarihi,
• Çıkış tarihi

olarak değerlendirilmesi işletmenin çalışma yöntemine göre belirlenebilir.

Böylece gece vardiyası hareketleri doğru puantaj gününe aktarılır ve günlük çalışma hesaplarında oluşabilecek tarih karışıklıkları önlenir.

Hatalı Verileri İşlem Öncesinde Tespit Edin

Ham PDKS verilerinde eksik personel bilgisi, eşleşmeyen sicil numarası, eksik giriş-çıkış hareketi veya vardiya bilgisi gibi sorunlar bulunabilir.

CoreSys PDKS, veriler işlenmeden önce eksik veya hatalı kayıtları tespit eder ve kullanıcıya farklı renklerle gösterir.

Kullanıcılar yalnızca hatalı kayıtları filtreleyerek inceleyebilir. Gerekli bilgiler düzeltilmeden kayıtların sonraki aşamaya aktarılması engellenir.

Bu kontrol mekanizması sayesinde hatalı hareketlerin puantaj hesaplamalarına ve bordro süreçlerine yansıma riski azaltılır.

Tekrarlanan Okutmaları Otomatik Olarak Ayıklayın

Personelin kartını, parmak izini veya yüzünü kısa aralıklarla birden fazla kez okutması aynı hareket için tekrar eden kayıtların oluşmasına neden olabilir.

CoreSys PDKS, arka arkaya gerçekleşen tekrar okumaları belirlenen kurallara göre dikkate almayabilir. Böylece aynı giriş veya çıkış işleminin birden fazla hareket olarak değerlendirilmesi önlenir.

Daha önce sisteme eklenmiş hareket kayıtları yeniden seçilse bile ikinci kez kaydedilmez. Bu sayede mükerrer kayıtların oluşması engellenir.

Kontrol ve Onay Süreci

Ham veriden alınan hareketler doğrudan puantaja aktarılmadan önce ayrı bir kontrol aşamasından geçirilir.

Sisteme eklenen hareketler başlangıçta “Onaylanmadı” durumunda tutulur. Yetkili kullanıcılar kayıtları inceleyerek doğru olan hareketleri seçer ve onaylar.

Yalnızca onaylanan hareketler günlük çalışma ve puantaj hesaplamalarına dahil edilir.

Bu iki aşamalı yapı sayesinde:

• Ham verilerden bağımsız bir kontrol listesi oluşturulur.
• Eksik veya şüpheli hareketler incelenebilir.
• Gerekli düzeltmeler puantaj öncesinde yapılabilir.
• Kontrol edilmeyen hareketlerin bordro sürecine aktarılması önlenebilir.

Günlük Çalışma Bilgilerinin Oluşturulması

Hareketler onaylandıktan sonra seçilen dönem için her personelin günlük çalışma bilgileri otomatik olarak hazırlanır.

Günlük çalışma tablosunda:

• Personel sicil numarası
• Personelin adı ve soyadı
• Puantaj tarihi
• Giriş ve çıkış tarihleri
• Giriş ve çıkış saatleri
• Çalışılan vardiya
• Mesai kodu
• Vardiya süresi
• Gerçekleşen çalışma süresi
• Fazla mesai süresi
• Eksik çalışma süresi
• Devamsızlık bilgisi
• Yıllık izin bilgisi
• Hafta sonu bilgisi
• Resmi tatil bilgisi

bir arada görüntülenebilir.

Renkli gösterimler sayesinde çalışma, devamsızlık, yıllık izin, hafta sonu ve resmi tatil gibi farklı gün türleri kolayca ayırt edilebilir.

İzin ve Resmi Tatil Entegrasyonu

Puantaj oluşturulmadan önce Canias ERP içerisindeki yıllık izin ve resmi tatil bilgileri sisteme alınır.

Personelin giriş-çıkış hareketi bulunmayan bir gün:

• Yıllık izin,
• Resmi tatil,
• Hafta sonu,
• Devamsızlık

durumlarına göre değerlendirilir.

Bu sayede hareket kaydı bulunmayan her günün doğrudan devamsızlık olarak işlenmesi önlenir ve Canias ERP üzerindeki mevcut izin bilgileri puantaj hesaplamalarında kullanılır.

Yüksek Personel Sayısında Hızlı İşlem

Çok sayıda personel çalıştıran işletmelerde her personel ve her gün için çalışma bilgilerinin hesaplanması yoğun işlem gerektirebilir.

CoreSys PDKS, yıllık izin ve resmi tatil gibi standart bilgileri puantaj hesaplamasından önce hazırlayarak işlem sırasında tekrar tekrar sorgulanmasını önler.

Bu ön hazırlık sayesinde yüksek personel sayısına sahip işletmelerde aylık puantaj oluşturma süresi önemli ölçüde azaltılır.

Otomatik Aylık Puantaj

Günlük çalışma bilgileri kontrol edildikten sonra seçilen ay ve yıl için aylık puantaj otomatik olarak oluşturulur.

Sistem günlük verileri personel ve mesai kodu bazında özetleyerek:

• Normal çalışma günlerini,
• Hafta sonlarını,
• Resmi tatilleri,
• Yıllık izinleri,
• Diğer izin türlerini,
• Devamsızlık günlerini,
• Fazla mesai saatlerini,
• Eksik çalışma sürelerini

aktarıma hazır hale getirir.

Böylece günlük hareketlerin manuel olarak aylık puantaj tablolarına dönüştürülmesine gerek kalmaz.

Normal Mesai ve Fazla Mesai Aktarımı

CoreSys PDKS, normal çalışma ve fazla mesai bilgilerini ayrı ayrı hazırlayarak Canias ERP İnsan Kaynakları sistemine aktarır.

Normal mesai aktarımında personelin ay içerisindeki çalışma ve gün türleri özetlenir. Fazla mesai aktarımında ise personelin fazla çalışma süresi ve ilgili fazla mesai kodu kullanılır.

Aktarılan puantaj bilgileri, kontrol edildikten sonra bordro hesaplamalarında kullanılabilir. Böylece PDKS cihazlarında başlayan süreç, Canias ERP puantaj ve bordro yönetimine kadar bütünleşik şekilde ilerler.

CoreSys PDKS Nasıl Çalışır?

1. Personel giriş-çıkış verileri veritabanından veya Excel dosyasından alınır.
2. PDKS ve Canias ERP personel sicil numaraları eşleştirilir.
3. Eksik, hatalı ve tekrarlanan hareketler kontrol edilir.
4. Giriş-çıkış hareketleri uygun vardiyalarla eşleştirilir.
5. Yetkili kullanıcılar işlenecek hareketleri onaylar.
6. İzin, resmi tatil ve hafta sonu bilgileri Canias ERP’den alınır.
7. Her personel için günlük çalışma bilgileri hesaplanır.
8. Normal çalışma, fazla mesai, eksik çalışma ve devamsızlıklar belirlenir.
9. Aylık puantaj otomatik olarak oluşturulur.
10. Normal mesai ve fazla mesai bilgileri Canias ERP’ye aktarılır.

CoreSys PDKS Kimler İçin Uygundur?

CoreSys PDKS özellikle:

• Personel giriş-çıkış takibi için kart, parmak izi veya yüz tanıma sistemi kullanan,
• PDKS verilerini Canias ERP’ye manuel aktaran,
• Vardiyalı veya gece vardiyalı çalışanları bulunan,
• Çok sayıda personel istihdam eden,
• Fazla mesai ve eksik çalışma hesaplarında zaman kaybeden,
• İzin, resmi tatil ve devam bilgilerini birlikte değerlendirmek isteyen,
• Aylık puantaj hazırlığını otomatikleştirmek isteyen,
• PDKS, insan kaynakları ve bordro süreçlerini bütünleştirmek isteyen

işletmeler için geliştirilmiştir.

Puantaj Süreçlerinizi CoreSys ile Dijitalleştirin

Personel giriş-çıkış hareketlerini otomatik olarak işleyin, vardiya ve izin bilgileriyle birleştirin ve aylık puantajınızı birkaç işlemle oluşturun.

CoreSys PDKS çözümünün mevcut personel takip sisteminiz ve Canias ERP altyapınızla nasıl çalışabileceğini görmek için uzmanlarımızla iletişime geçin.